Het bedrag dat een werknemer moet bijtellen voor het privégebruik van een bestelauto is vaak veel hoger dan bij een personenauto. Een sluitende ritregistratie om aan te tonen dat men de bestelauto per jaar minder dan 500 km privé rijdt, blijkt meer dan eens een zeer lastige opgave. Hoe gaan we daar als ondernemer nu mee om.

Wat verstaan we onder het begrip ‘bestelauto’?

Onder een bestelauto verstaan wij een auto met een laadruimte die niet is ingericht voor het vervoer van personen en die is voorzien van een vaste vlakke laadvloer. De auto moet voldoen aan de inrichtingseisen voor de laadruimte van een bestelauto en moet met rijbewijs B bestuurd mogen worden.

Bijtelling bestelauto over de catalogusprijs inclusief BTW & BPM

Hoewel de meeste ondernemers vrijstelling hebben voor de BPM-afdracht en de BTW terug kunnen vorderen, worden beide belastingen opgeteld om de bijtellingswaarde van de bestelauto te bepalen. Een bestelauto van bijvoorbeeld € 25.000,- ex BTW en BPM moet men dus bijtellen voor € 39.948,-.

Minder dan 500 km privé

Op het moment dat uw medewerker de bestelauto minder dan 500 km privé gebruikt, hoeft er geen bijtelling te worden verrekend. De werknemer moet dan wel middels een sluitende ritregistratie kunnen aantonen dat er in dat kalenderjaar minder dan 500 km aan privékilometers is gereden.

Ritregistratie voor een bestelauto

Een sluitende ritregistratie bijhouden is voor veel werknemers een lastige en soms zelfs onwerkbare opgave. Bijvoorbeeld op het moment dat de bestelwagen door meerdere chauffeurs wordt gereden.

Om met dergelijke situaties rekening te houden zijn er voor bestelauto’s 5 uitzonderingsregels om zonder ritregistratie niet bij te hoeven tellen. Deze 5 uitzonderingen zijn:

(1) Verbod privégebruik bestelauto

Wanneer u een bestelauto ter beschikking stelt, waarvoor u privégebruik geheel verbiedt (dus ook geen 500 km privé), geldt de bijtelling privégebruik auto niet. U moet dan wel voldoen aan de volgende voorwaarden: Het verbod moet schriftelijk worden vastgelegd. U moet aantoonbaar toezien op de naleving van het verbod. Overtredingen van het verbod moet u sanctioneren,

(2) Gebruik bestelauto buiten werktijd niet mogelijk

Kan uw werknemer een ter beschikking gestelde bestelauto buiten werktijd niet gebruiken, dan geldt de bijtelling privégebruik auto niet. Dat is bijvoorbeeld zo bij een bestelauto die uw werknemer buiten werktijd op uw bedrijfsterrein zet, waarbij controleerbaar is dat privégebruik niet mogelijk is,

(3) Bestelauto (bijna) uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen

Bijvoorbeeld bij een auto met alleen een bestuurdersstoel wanneer de bevestigingspunten van de passagiersstoel zijn weggeslepen of dichtgelast. Privé gebruik is niet toegestaan. Wanneer uw werknemer de bestelauto wel privé gebruikt, moet u de waarde van het aantal privékilometers vermenigvuldigd met de kilometerprijs aanmerken als loon. De kilometerprijs bestaat uit de kosten per kilometer van de auto aan brandstof, onderhoud, reparatie, afschrijving, motorrijtuigenbelasting en verzekering,

(4) Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Heeft uw werknemer een bestelauto van de zaak die hij uitsluitend zakelijk (dus geen kilometers privé) gebruikt? Dan kunt u namens uw werknemer de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ bij de belastingdienst indienen,

(5) Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto (afkoopregeling)

Het kan zijn dat meerdere werknemers door de aard van het werk een bestelauto doorlopend afwisselend gebruiken. In dat geval kunt u de bijtelling met een vast bedrag van € 300,- per bestelauto afkopen. Privégebruik is dus toegestaan. Deze regeling kan bijvoorbeeld wanneer een bedrijf 5 bestelauto’s en 7 monteurs in dienst heeft. Bij een melding gebruiken ze willekeurig 1 van de beschikbare bestelauto’s. In deze situatie is sprake van doorlopend afwisselend gebruik. Deze regeling is niet toepasbaar wanneer: 2 van uw werknemers ieder een bestelauto hebben en besluiten deze auto’s dagelijks te ruilen.

Woon-werk kilometers worden ook voor bestelauto’s aangemerkt als zakelijke kilometers.

Mocht je toch gebruik willen maken van een ritregistratiesysteem, dan kun je ze hier vergelijken.

Dit is een gastbijdrage van Jasper Engel, auteur Bedrijfswagen Omnibus.